Individuelle Organisations- und Managementsoftware
Endlich konzernweit einfach unsere
1600 Mitarbeiter organisieren.
Einleitung
Im Auftrag und in Zusammenarbeit mit einer Projektmanagementfirma haben wir für
einen großen Energieversorger eine Organisationssoftware zur Koordination von
Personen und Veranstaltungen entwickelt. Derzeit verwaltet die Anwendung
ungefähr 1600 Personen und die dazugehörigen Buchungen auf ca. 400
Veranstaltungen.
Bereits im Vorfeld fiel die Entscheidung auf eine individuelle Webanwendung.
Ziel war es, den komplexen Personalmigrationsprozess des Energieversorgers
effizient zu unterstützen. Eine Änderung von Prozessen während der
Integrationsphase und die entsprechende Anpassung der Software wurde besonderes
berücksichtigt.
Entscheidung für eine Webanwendung
In diesem Anwendungsfall zeigen sich die Vorteile, die sich aus der
Implementierung in Gestalt einer Webanwendung ergeben. Durch hohe
Sicherheitsvorkehrungen innerhalb des Unternehmensnetzwerks des Kunden war es
nicht möglich, eine Clientsoftware zur Verfügung zu stellen, die einer
Installation bedarf. Desweiteren wurde die Anwendung während der Benutzung
kontinuierlich weiterentwickelt und es mussten regelmäßige Updates bezüglich der
Funktionalität bereitgestellt werden. Dieses Ziel konnte ebenfalls nur durch die
Einrichtung einer Webanwendung auf einem zentralen Server erreicht werden.
Aufgabenunterstützung
Die Aufgabenansicht ist der wesentliche Einstiegspunkt für den Benutzer. Diese
ermöglicht ihm eine Überwachung der angesetzten Termine, sowie eine schnelle
Information und Reaktion über bzw. auf verzögerte oder nicht vollendete
Prozesse. Dieses Verfahren stellt sicher, dass der Benutzer nur die
Informationen erhält, die er für seine wesentliche Aufgabe benötigt und dass
durch dieses Vorgehen eine hohe Koordinationsqualität erreicht wird.
Eine Person erscheint in der jeweiligen Liste, falls die hinterlegten Daten
bestimmte Bedingungen erfüllen bzw. nicht mehr erfüllen.
Auch in diesem Punkt überwiegen die Vorteile der Individualsoftware, da diese
Bedingungen optimal auf die unternehmensinternen Prozesse des Kunden abgestimmt
werden mussten.
Personenmanagement
Eine zentrale Funktion der Organisationssoftware ist die Anzeige und Verwaltung
von Personen, sowie der zu einer einzelnen Person gehörenden Termine,
Kontaktmöglichkeiten und Rollen. Der Benutzer kann eine Liste von Personen
gezielt durch eine flexible Such- bzw. Filtermöglichkeit abrufen. Bei der
Abfrage lassen sich verschiedene Kriterien variabel miteinander kombinieren,
sodass ausschließlich die gewünschten Informationen dargestellt werden. Die
angezeigte Tabelle kann anschließend nach Bedarf direkt nach Excel exportiert
werden.
Zu einer einzelnen Person können sowohl einfache persönliche Informationen, wie
zum Beispiel Name, Personalnummer und Beschäftigungsbeginn, als auch
strukturierte Daten, die Kontaktmöglichkeiten und Termine umfassen, gespeichert
werden. Der genaue Aufbau wurde dabei an die Bedürfnisse des Kunden angepasst
und während der Entwicklung aufgrund von gestiegenen Anforderungen stets
erweitert. Eine Person kann einer Abteilung über die Auswahl aus einer
Darstellung der Unternehmenshierarchie zugeordnet werden. Zu den hinterlegbaren
Kommunikationsmöglichkeiten gehören sowohl interne als auch externe
Telefonnummern, Mobilnummern, Fax und E-Mail-Adressen.
Veranstaltungs- und Terminmanagement
Eine weitere elementare Fähigkeit ist die Erstellung und Planung von Terminen.
Zunächst werden Termine angelegt, zu denen dann anschließend mehrere Personen
eingeladen bzw. zugeordnet werden. Dabei wird jeder einzelne
Kommunikationsschritt mit der Person separat erfasst, sodass sie sich dieser
später leicht zurückverfolgen lässt. Der Benutzer kann effektiver auf eventuelle
Terminwünsche seitens der betreffenden Person reagieren und Änderungen direkt
vornehmen.
Mittels einer integrierten E-Mail-Funktion und der Möglichkeit, neue Nachrichten
aus Vorlagen zu erstellen und zu versenden, lassen sich Personen effizient und
schnell über ausfallende oder verschobene Veranstaltungen informieren.
Durch die Verknüpfung aller verfügbaren Daten besteht außerdem die Möglichkeit,
sich eine Übersicht aller bevorstehenden Termine einschließlich der Anzahl der
teilnehmenden Personen anzeigen zu lassen. Ein Kalender im Outlook-Stil wurde
dafür als intuitive und passende Darstellungsart gewählt.
Berichtsgenerierung
Die Generierung von Berichten auf Basis des gesamten Datenbestandes ist direkt
aus der Weboberfläche mit nur einem Klick möglich. Diese wurden in enger
Absprache mit dem Kunden erstellt und implementiert.
Mehrbenutzerfähigkeit
Die Software wurde von Beginn an auf die gleichzeitige Verwendung durch mehrere
Benutzer ausgerichtet. Außerdem stellen verschiedenen Benutzerrollen sicher,
dass die Mitarbeiter ausschließlich die Daten einsehen und verändern können, die
innerhalb ihres Zuständigkeitsbereichs liegen.
Import von bestehenden Daten
Bevor der Kunde die Möglichkeit hatte die Organisationssoftware zu nutzen,
wurden alle relevanten Informationen in Excel-Sheets verwaltet. Dies führte mit
einer steigenden Anzahl an Mitarbeitern zwangsläufig zu erheblichen
Koordinations- und Datenkonsistenzproblemen. Dennoch mussten die vorhandenen
Daten in die neue Anwendung eingespielt werden. Diese Aufgabe wurde durch
intelligente SQL-Importskripte, die u.a. auch eine selbstständige
Fehlerbereinigung beinhalteten, nahezu vollständig automatisiert übernommen.
Anwendungsarchitektur
Im Unternehmensnetzwerk des Kunden wurde ein leistungsfähiger, zentraler Server
bereitgestellt, auf dem Microsoft Windows Server 2003, Microsoft Internet
Information Services 6.0 sowie Microsoft SQL Server 2005 inklusive den
dazugehörigen Reporting Services 2005 eingerichtet wurden.
Die Clients benötigten lediglich mindestens den Microsoft Internet Explorer 6
und einen Netzwerkzugang.
Technologien
Die Präsentationsebene der Webanwendung basiert wesentlich auf der
ASP.NET-Technologie in der Version 3.5 und verwendet durchgehend die darin
enthaltenen AJAX-Techniken. Die Programmierung der Oberflächenelemente erfolgte
in C#. Der Kalender im Outlook-Stil ist ein Bestandteil der verwendeten
Infragistics ASP.NET Controls.
Die Datenebene setzt hauptsächlich auf das von Microsoft SQL Server 2005
verwendete T-SQL, das in sämtlichen „Stored Procedures“ und Importskripten zum
Einsatz kommt.
Schulung / Einführung zu in diesem Projekt verwendeten Technologien