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Individuelle Organisations- und Managementsoftware

Individuelle Organisations- und Managementsoftware


Einleitung

Im Auftrag und in Zusammenarbeit mit einer Projektmanagementfirma haben wir für einen großen Energieversorger eine Organisationssoftware zur Koordination von Personen und Veranstaltungen entwickelt. Derzeit verwaltet die Anwendung ungefähr 1600 Personen und die dazugehörigen Buchungen auf ca. 400 Veranstaltungen.

Bereits im Vorfeld fiel die Entscheidung auf eine individuelle Webanwendung. Ziel war es, den komplexen Personalmigrationsprozess des Energieversorgers effizient zu unterstützen. Eine Änderung von Prozessen während der Integrationsphase und die entsprechende Anpassung der Software wurde besonderes berücksichtigt.


Entscheidung für eine Webanwendung

In diesem Anwendungsfall zeigen sich die Vorteile, die sich aus der Implementierung in Gestalt einer Webanwendung ergeben. Durch hohe Sicherheitsvorkehrungen innerhalb des Unternehmensnetzwerks des Kunden war es nicht möglich, eine Clientsoftware zur Verfügung zu stellen, die einer Installation bedarf. Desweiteren wurde die Anwendung während der Benutzung kontinuierlich weiterentwickelt und es mussten regelmäßige Updates bezüglich der Funktionalität bereitgestellt werden. Dieses Ziel konnte ebenfalls nur durch die Einrichtung einer Webanwendung auf einem zentralen Server erreicht werden.

Zeitübersicht


Aufgabenunterstützung

Die Aufgabenansicht ist der wesentliche Einstiegspunkt für den Benutzer. Diese ermöglicht ihm eine Überwachung der angesetzten Termine, sowie eine schnelle Information und Reaktion über bzw. auf verzögerte oder nicht vollendete Prozesse. Dieses Verfahren stellt sicher, dass der Benutzer nur die Informationen erhält, die er für seine wesentliche Aufgabe benötigt und dass durch dieses Vorgehen eine hohe Koordinationsqualität erreicht wird.

Eine Person erscheint in der jeweiligen Liste, falls die hinterlegten Daten bestimmte Bedingungen erfüllen bzw. nicht mehr erfüllen.

Auch in diesem Punkt überwiegen die Vorteile der Individualsoftware, da diese Bedingungen optimal auf die unternehmensinternen Prozesse des Kunden abgestimmt werden mussten.

Aufgabenunterstützung


Personenmanagement

Eine zentrale Funktion der Organisationssoftware ist die Anzeige und Verwaltung von Personen, sowie der zu einer einzelnen Person gehörenden Termine, Kontaktmöglichkeiten und Rollen. Der Benutzer kann eine Liste von Personen gezielt durch eine flexible Such- bzw. Filtermöglichkeit abrufen. Bei der Abfrage lassen sich verschiedene Kriterien variabel miteinander kombinieren, sodass ausschließlich die gewünschten Informationen dargestellt werden. Die angezeigte Tabelle kann anschließend nach Bedarf direkt nach Excel exportiert werden.

Personenmanagement

Zu einer einzelnen Person können sowohl einfache persönliche Informationen, wie zum Beispiel Name, Personalnummer und Beschäftigungsbeginn, als auch strukturierte Daten, die Kontaktmöglichkeiten und Termine umfassen, gespeichert werden. Der genaue Aufbau wurde dabei an die Bedürfnisse des Kunden angepasst und während der Entwicklung aufgrund von gestiegenen Anforderungen stets erweitert. Eine Person kann einer Abteilung über die Auswahl aus einer Darstellung der Unternehmenshierarchie zugeordnet werden. Zu den hinterlegbaren Kommunikationsmöglichkeiten gehören sowohl interne als auch externe Telefonnummern, Mobilnummern, Fax und E-Mail-Adressen.

Personenansicht

Personenterminansicht


Veranstaltungs- und Terminmanagement

Eine weitere elementare Fähigkeit ist die Erstellung und Planung von Terminen. Zunächst werden Termine angelegt, zu denen dann anschließend mehrere Personen eingeladen bzw. zugeordnet werden. Dabei wird jeder einzelne Kommunikationsschritt mit der Person separat erfasst, sodass sie sich dieser später leicht zurückverfolgen lässt. Der Benutzer kann effektiver auf eventuelle Terminwünsche seitens der betreffenden Person reagieren und Änderungen direkt vornehmen.

Veranstaltungs- und Terminmanagement

Mittels einer integrierten E-Mail-Funktion und der Möglichkeit, neue Nachrichten aus Vorlagen zu erstellen und zu versenden, lassen sich Personen effizient und schnell über ausfallende oder verschobene Veranstaltungen informieren.

Durch die Verknüpfung aller verfügbaren Daten besteht außerdem die Möglichkeit, sich eine Übersicht aller bevorstehenden Termine einschließlich der Anzahl der teilnehmenden Personen anzeigen zu lassen. Ein Kalender im Outlook-Stil wurde dafür als intuitive und passende Darstellungsart gewählt.

Kalenderansicht


Berichtsgenerierung

Die Generierung von Berichten auf Basis des gesamten Datenbestandes ist direkt aus der Weboberfläche mit nur einem Klick möglich. Diese wurden in enger Absprache mit dem Kunden erstellt und implementiert.

Berichtsgenerierung


Mehrbenutzerfähigkeit

Die Software wurde von Beginn an auf die gleichzeitige Verwendung durch mehrere Benutzer ausgerichtet. Außerdem stellen verschiedenen Benutzerrollen sicher, dass die Mitarbeiter ausschließlich die Daten einsehen und verändern können, die innerhalb ihres Zuständigkeitsbereichs liegen.


Import von bestehenden Daten

Bevor der Kunde die Möglichkeit hatte die Organisationssoftware zu nutzen, wurden alle relevanten Informationen in Excel-Sheets verwaltet. Dies führte mit einer steigenden Anzahl an Mitarbeitern zwangsläufig zu erheblichen Koordinations- und Datenkonsistenzproblemen. Dennoch mussten die vorhandenen Daten in die neue Anwendung eingespielt werden. Diese Aufgabe wurde durch intelligente SQL-Importskripte, die u.a. auch eine selbstständige Fehlerbereinigung beinhalteten, nahezu vollständig automatisiert übernommen.


Anwendungsarchitektur

Im Unternehmensnetzwerk des Kunden wurde ein leistungsfähiger, zentraler Server bereitgestellt, auf dem Microsoft Windows Server 2003, Microsoft Internet Information Services 6.0 sowie Microsoft SQL Server 2005 inklusive den dazugehörigen Reporting Services 2005 eingerichtet wurden.

Die Clients benötigten lediglich mindestens den Microsoft Internet Explorer 6 und einen Netzwerkzugang.

Anwendungsarchitektur


Technologien

Die Präsentationsebene der Webanwendung basiert wesentlich auf der ASP.NET-Technologie in der Version 3.5 und verwendet durchgehend die darin enthaltenen AJAX-Techniken. Die Programmierung der Oberflächenelemente erfolgte in C#. Der Kalender im Outlook-Stil ist ein Bestandteil der verwendeten Infragistics ASP.NET Controls.

Die Datenebene setzt hauptsächlich auf das von Microsoft SQL Server 2005 verwendete T-SQL, das in sämtlichen „Stored Procedures“ und Importskripten zum Einsatz kommt.


Schulung / Einführung zu in diesem Projekt verwendeten Technologien